Как многозадачность влияет на продуктивность

Очень часто для человека ХХI века фраза «я занят» представляет собой знак качества, заслугу, почет и успех, ничем не подкрепленный. Люди перестали понимать, что занятость — это процесс, а не конечный результат, а быть мультизадачным не означает быть продуктивным. Когда мы думаем, что человек занят, мы представляем беспрерывные разговоры по телефону, поток уведомлений электронной почты, плотный график, крупные проекты, реализующиеся в одно время. Такая ситуация неизбежно приводит к занятости без перерывов, а отсутствие таковых безжалостно губит и ухудшает производительность. Дэвид Мейер из Мичиганского университета опубликовал результаты исследований, которые показали, что распыление на несколько задач на 25 % увеличивает количество времени, необходимого для их подготовки.

Компания Microsoft решила протестировать это на своих сотрудниках. Выяснилось, что людям в среднем требуется 15 минут, чтобы вернуться к основным задачам, после того как они отвлеклись на сообщение или разговор. «Я был удивлен тем, насколько легко люди отвлекаются и сколько времени потребовалось им, чтобы сосредоточиться вновь», — отметил Эрик Хорвиц, руководитель Microsoft Research. «Если даже в Microsoft дела с этим настолько плохи, что же происходит в других компаниях?» Многозадачность также снижает производительность труда, потому как мозгу тяжело сосредоточиться на нескольких вещах одновременно. Человек настолько увлечен самим процессом совершения нескольких задач, ему кажется, что он делает больше, но на самом деле мы физически не способны к этому.

Так почему же мы продолжаем делать это?
И на этот вопрос у исследователей из Чикаго есть ответ. Вера в то, что детальность является признаком успеха и упорного труда, настолько распространилась, что мы на самом деле боимся бездеятельности. Безделье вызывает отвращение, а мультизадачность люди используют для того, чтобы скрыть лень и страх неудачи. Мы сжигаем драгоценное время на неважные занятия, потому что эта детальность заставляет нас чувствовать себя продуктивным.

Как ведет себя мозг?
Наш мозг выполняет свою работу в два этапа: сперва он расставляет приоритетность задачи над другими, а затем приступает к ее анализу в ходе выполнения. Как только мы отвлекаемся — мозгу приходится проводить анализ заново. К этому подключаются еще и усилия воли, работать над которыми еще сложнее. По данным исследований офисные работники и менеджеры переносят внимание с главных задач на второстепенные раз в 11 минут. Это привычка, впоследствии которой 18 % задач остаются невыполненными, а IQ временно снижается на 10 единиц. Невероятно, но страдает от этого и психологическое состояние, и психическое здоровье человека. Со временем у человека, привыкшего делать все одновременно, наступает эмоциональное выгорание и развивается апатия, мозг начинает уставать еще быстрее.

Как переучить себя?
Для того чтобы приучить себя к выполнению одной задачи за один раз, необходимо следовать таким рекомендациям.

• Перестаньте открывать несколько вкладок в браузере по ненадобности. Достаточно 2-3 с информацией, касающейся исключительно той задачи, которой вы заняты. Особенно это касается вкладок с социальными сетями и почтой. Выделите себе 5 минут и откройте одну единственную вкладку с одной социальной сетью, просмотрите ее и закройте. Затем откройте вкладку с почтой, прочтите письма, закройте. Приступайте к работе.
• Планируйте задачи. Самый эффективный способ — составить план задач, в котором описать выполнение каждой с учетом дня и временного отрезка. Самые сложные, требующие высокой концентрации задачи, решайте до 12 часов дня. В этот момент ваш мозг наилучшим образом настроен на работу. Составив список, вы обманете свое подсознание с пользой для себя. У вас появится ощущение того, что задачи уже на 50 % выполнены, остается лишь двигаться по намеченному плану.
• Меняйте местоположение. Если в вашем офисе качественный Wi-Fi, есть парочка лишних спокойных уголков со свободными креслами — перемещайтесь в течение дня. Смена обстановки помогает сконцентрироваться. Под каждую задачу — новое место.