Что такое KPI, повышаем эффективность с помощью ключевых показателей

Большинство топ-менеджеров успешно внедряют проверенные зарубежными компаниями методы оптимизации работы. Система KPI – один из таких инструментов, позволяющих дать оценку эффективности, как предприятия, так и всех работников индивидуально. Еще несколько лет назад, что такое KPI ключевые показатели эффективности, было загадкой для многих компаний и их работников. Несмотря на большое количество специализированной литературы, Интернет-ресурсов, и сегодня во многих источниках можно встретить неправильную трактовку этого понятия как способа оценивания и мотивации коллектива.

Определение и цели KPI

Увеличение результативности предприятий благодаря KPI уже десятки лет активно практикуется в США и западной Европе. Этот понятный и простой механизм создан для объективного анализа результатов деятельности, реализации глобальных планов, как целой компании, так и каждого члена коллектива в отдельности. Благодаря KPI можно с большой точностью отслеживать связь разработанных планов с их реализацией и полученным итогом, а также контролировать активность коллектива и компании, выводя ее на качественно новый уровень.

Зачастую, топ-менеджеры неправильно трактуют, что такое KPI, ключевые показатели эффективности это не совсем корректный перевод английского определения. В отличие от западных специалистов, которые понимают систему как результативность в широком смысле, наши менеджеры используют термин «эффективность» – зависимость результата от затраченных средств. Несмотря на похожесть эти термины имеют принципиальное отличие:

• Эффективность это взаимозависимость используемых материальных ресурсов, времени и достижением целей. То есть она определяет, насколько предприятие способно реализовать планы исходя из возможностей.
• Результативность определяется как нацеленность организации на максимальный результат и умение реализовать запланированное.

Где применяется KPI?

Практически в любой сфере деятельности. К примеру, для эффективной работы компании необходимо отслеживать основные данные. KPI ключевые показатели эффективности, что это такое для организаций учитывая направления работы? Это могут быть:

• динамика роста стоимости и величина прибыли предприятия, которые, наверняка, интересуют учредителей;
• директор следит за финансовым и товарооборотом, затратами за определенный промежуток времени;
• бухгалтер – за правильным оформлением документов, своевременным проведением платежек, подачей налоговых деклараций;
• маркетинговый отдел отслеживает выполнение плана, показатели маркетинговых агентств;
• юристы — количество выигранных в судах дел, взысканий или сохраненных средств и т.д.

Стоит учитывать, что система показателей ориентирована на конечный результат. Если какие-то из них не влияют на реализацию намеченных планов, они не относятся системе.

Достоинства и недостатки системы

Максимальный эффект от внедрения системы получают крупные предприятия с большим штатом и многочисленными подразделениями. Зная, как грамотно использовать KPI ключевые показатели эффективности, что это такое, за короткое время реально добиться существенных результатов:

• используя данный инструмент легко организовать удобную и действенную систему контроля результатов работы коллектива и подразделений;
• показатели позволяют мотивировать и стимулировать всех сотрудников благодаря демонстрации четких целей и методов их достижения;
• система предоставляет возможность отследить и устранить отрицательные факторы, ослабляющие работоспособность предприятия;
• это своеобразная должностная инструкция, которая помогает эффективно распределить обязанности;
• благодаря внедрению системы разрабатывается идеальная стратегия развития компании, делающая ее более конкурентоспособной.

Увы, но и такой эффективный и давно используемый инструмент имеет свои немногочисленные недостатки, с которыми сталкиваются руководители через некоторое время:

• если ставятся перед предприятием и сотрудниками очень сложные труднодостижимые цели, мотивация существенно снижается;
• в некоторых отделах либо для отдельных профессий достаточно непросто создать KPI, определить и отслеживать показатели;

Внедрение системы может быть слишком затратной, как с финансовой точки зрения, так по времени. Заказ разработки у сторонних специалистов не имеет смысла, поэтому некоторые руководители предпочитают не связываться с данной задачей.

Виды KPI

Чтобы точнее разобраться с понятием KPI ключевые показатели эффективности, что это такое, рассмотрим основные их виды. Данные в общем смысле разделяются на две категории:

• Стратегические либо запаздывающие
  Они показывают, чего добилось предприятие за определенный период, насколько эффективна была его деятельность, приближающая к конечной запланированной цели. Точность результата зависит от величины временного периода (чем длиннее отрезок времени, тем точнее). Основой становятся финансовые данные, потоки денег, благодаря которым можно определить перспективы компании, ее рентабельность, разработать план на очередной период.
• Опережающие
  Показатели, называемые еще оперативными, отражают реальное положение дел на текущий момент, показывают финансовый оборот, качество выпускаемой продукции, эффективность логистики или производства и т.д. Они позволяют своевременно подкорректировать цели в ограниченный период.

Как правило, на предприятиях применяют следующие показатели:

• показатель результата – качественные и численные данные;
• затраты за определенный период;
• функциональный показатель, отражающий реализацию запланированных процессов с возможностью оценки его соответствия с утвержденной последовательностью действий;
• эффективность – зависимость от затрат итоговых результатов;
• производительность – взаимосвязь потраченного времени и итогового результата.

Существует ошибочное мнение, что KPI необходимы только руководителям предприятий. Если зарплата работников компании полностью зависит от эффективности труда, то показатели значительно упрощают работу, позволяя точно определиться со всеми шагами, требуемыми для достижения максимального результата деятельности.
Так, зарубежные компании, связанные со страхованием или реализацией, арендой недвижимости, давно оценили выгоду от применения сотрудниками системы.

Как создать систему?

Разобравшись, что такое KPI ключевые показатели эффективности, естественно, возникает задача планирования системы и ее внедрения на предприятии. Многие руководители компаний начинают вводить отслеживание показателей «снизу-вверх», налаживая работу отдельных сотрудников, потом подразделений и только в последнюю очередь разрабатываются обобщенные для всего предприятия планы. В этом случае не исключен риск, что действия сотрудников без видения будущего не приведет к желаемому результату и придется выполнять работу повторно.
Опытные специалисты рекомендуют сначала определиться с основными планами, обрисовать конечный результат и, отталкиваясь от него, ставить конкретные задачи всем сотрудникам. Работа обычно сводится к выполнению двух этапов:

В качестве примера рассмотрим компанию, специализирующуюся на прямых продажах, где система показателей дает наибольший эффект. Среди основных данных для анализа можно выделить:

• итоговая выручка по чеку;
• зависимость дохода продавца от объемов продаж;
• количество товара в среднем чеке;
• процентное соотношение людей, посетивших магазин, и тех, кто приобрел товар;
• объем продаж за конкретный временной промежуток.

Стоит учитывать, что на результат могут повлиять непредвиденные факторы, такие как сезонность, эффективность рекламы, изменение закупочной стоимости. В этом случае показатели необходимо подкорректировать.
На сегодняшний день точность и целесообразность системы KPI бесспорны. Это удобный и простой в использовании инструмент для достижения максимальных целей и стимулирования всех членов коллектива.